关于实行部门立卷归档的规定
高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一也是衡量学校教育质量和管理水平的进一步贯彻国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》精神，更好地配合学校各项工作的开展，为教学、科研、医疗、党政、后勤管理及领导决策提供完整、可靠、准确的档案信息，故决定从1995年开始，对学校形成的文件材料实行部门立卷归档，现将有关事宜规定如下：
一、 归档范围
凡学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料都列为归档范围。按《高等学位档案实体分类法》规定应归档的有党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会十大类文件材料。全校性、综合性的由党委办公室、学校办公室负责立卷归档工作，其余的按职能部门分工负责相应门类的文件材料立卷归档工作
二、 立卷工作
实行文件材料形成部门立卷是学校档案工作的基本制度和基础。同兼职档案员按文件材料的自然形成规律加以系统整理组卷，编排页号，填写卷内目录（卷内目录打字），交档案室工作人员检查，装订后向学校综合档案室移交。档案室工作人员将随时指导立卷工作。
三、归档时间和手续
1、 党政部门和能按年度归档的部门应在次年四月底前归档。
2、 教学部门和能教学年度归档的部门应次年寒假前归档。
3、 科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
4、 随时接收上级规定应接收的档案。
5、 移交档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。
6、 请各部门领导一定要重视文件材料的立卷归档工作，支持并协助兼职档案员做好文件材料收集、整理工作，按时完成归档任务。
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