《 哈尔滨医科大学档案馆指南》
前言
学校档案馆既是行政管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。学校档案馆现保管建校以来的十大类档案共23750卷，年接待各类人员查阅档案数千人次。为了更好地提供利用档案，挖掘馆藏档案信息资源，充分发挥档案的作用，特编制本《指南》。《指南》包括档案馆概况、馆藏档案简介、利用档案指南，附录四部分。按照《指南》，用户可基本了解档案馆概况、档案馆藏及利用档案等各方面情况，有助于对档案馆的了解。根据本《指南》，在遵循档案借阅制度前提下，任何人都可以方便地查阅所需要的档案信息。
编者
第一章 档案馆概况
一、 学校基本情况简介
哈尔滨医科大学始建于1926年，具有悠久的历史和光荣的传统，由原哈尔滨医科大学（其前身为我国医学先驱伍连德博士建立的哈尔滨医学专门学校）和原兴山中国医科大学第一、二分校（其前身为中国共产党于1931年在江西瑞金建立的中国工农红军卫生学校）合并组建而成。
在80余年的发展历程中，学校传承了伍连德博士“赤诚爱国、自强创业”的精神，发扬了中国工农红军卫校“政治坚定、技术优良”的光荣传统，秉承着“木直中绳、博学载医”的校训，综合实力不断增强，形成了相当的发展规模和鲜明的办学特色，跻身于全国高等医学院校前列，成为国家理科基础科学研究与教学人才培养基地，是黑龙江省重点建设的“211工程”院校。
学校下设有基础医学学院、公共卫生学院、药学院、卫生管理学院、生物信息科学与技术学院、人文社会科学系、研究生学院、成人教育学院（继续教育学院）、五所临床医学院（附属医院）、口腔医学院、护理学院、大庆校区等附属单位。中国疾病预防控制中心地方病控制中心、国家新药临床试验研究中心、卫生部俄语培训中心、中国医学科学院黑龙江分院、黑龙江省医学科学院等机构也设在校内。
办学层次分明。学校为首批试办七年制高等医学教育的院校之一，同南开大学、哈尔滨工业大学联合培养七年制学生。与国外3所院校开展联合办学。学校拥有基础医学、临床医学、公共卫生与预防医学、生物学等一级学科博士学位授权点4个；二级学科博士学位授权点41个；二级学科硕士学位授权点49个。本科设有基础医学、临床医学、预防医学、口腔医学、麻醉学、医学影像学、护理学、药学、生物技术、公共事业管理、法学等11个本科专业。现设有公共卫生与预防医学、临床医学、基础医学、生物学、药学等5个博士后科研流动站和临床药（理）学科研工作站、哈医大-中龙企业博士后科研工作站。在校各类全日制学生达10000余人，其中研究生3000余名。
学科结构合理。学校拥有国家级重点学科2个，分别为营养与食品卫生学科、药理学学科，外科学（普外）学科，被确定为国家重点（培育）学科。省级重点学科（群）32个，省部共建国家重点实验室培育基地1个，部省级重点实验室6个，省普通高校重点实验室11个。有国家特聘教授岗位学科、省特聘教授岗位学科。
师资力量雄厚。现有教职工10000余人，老、中、青相结合的人才梯队结构合理。其中，中国工程院院士1名，获南丁格尔奖1人，获中国高校青年教师奖、国家杰出青年科学基金、教育部“高等学校骨干教师资助计划”优秀骨干教师和骨干教师、国家百千万人才工程第一、二层次人选、吴阶平医学研究奖、保罗·杨森药学研究奖、霍英东青年教师基金和青年教师奖、全国留学归国先进个人等国家及省的各种资助和奖励70余人次。
科研成果显著。中国人类基因组计划、实体瘤的细胞遗传学研究、系列性脾保留性手术的基础与临床研究、同种原位心脏移植的实验和临床应用研究、抗心律失常药物作用最佳靶点的研究、大骨节病病因学研究等研究领域取得突破性进展。发挥资源优势，与企业合作，共同组建了哈医大-哈药集团生物医药工程研发中心，以加速医药科技研发及新产品转化，积极引领老工业基地医药产业迅速发展壮大。2000年以来，获国家科技进步二等奖3项、国家自然科学二等奖3项、部省级科研成果奖240余项；承担国家“973”项目、“863”项目、国家自然科学基金重点项目及国家自然科学基金资助项目250余项。
医疗技术领先。学校五所临床医学院（附属医院）均为“三级甲等”医院，其中三所为全国“百佳医院”。平均开放床位共5000余张，年门诊量200万人次，年收住院病人20余万人次。同种异体器官移植成为特色，同种异体劈裂脾移植、同种异体双手移植、同种异体单全臂移植居国际领先水平；同种异体心脏移植患者生存质量居亚洲之首；大肠癌的综合治疗等在国内有较大影响。另有四所非直接隶属的临床医学院，有床位2905张。
“十五”期间，学校分别获得教育部七年制高等医学教育教学评估、国家自然科学基金委理科基础科学研究和教学人才培养基地评估、教育部本科教学工作水平评估等优秀成绩，学校的办学水平与质量得到广泛赞誉。我校作为国内首家医学院校参加了全球医学教育质量认证试点性评估，36项办学指标全部达到WFME（医学教育全球标准）的基本要求，其中２５项指标达到高质量标准要求，人才培养质量得到了国外专家肯定。学校连续四次被评为全国高等院校思想政治工作先进集体，七次参加全国高校党建工作会议并提供经验材料。先后同美国、日本、俄罗斯、澳大利亚等12个国家和地区的40余所院校建立了友好校际关系并广泛开展交流与合作。主办《中国地方病学杂志》、《国际遗传学杂志》、《国际免疫学杂志》等6种专业期刊。校园网并入国家教育科研网。学校图书馆馆藏图书150余万册、期刊4707种、中英文全文电子期刊和图书3.3万册，可提供电子文献检索和网络信息服务。
二、学校档案工作情况简介
档案工作是学校重要的基础工作之一。它涉及学校的方方面面，每一部门，每一个人。《中华人民共和国档案法》规定, 档案馆具有双重功能，即行政管理和业务工作职能。档案馆既有集中统一管理档案为学校各项工作服务的义务，也有对各部门立卷工作进行业务指导的权利。
学校有一名副校长主管档案工作，负责对学校档案工作的全面领导、组织和协调。学校所属各部门、处、室分别有一名领导主管本部门档案工作，并设兼职档案员1-若干名，负责部门文件材料的收集、积累、立卷和归档工作。现已形成管理完善的哈医大档案工作网络。
几年来，在全校教职员工的共同努力下，在历届领导的关心重视下，我校档案管理水平、办公条件、库藏条件得到了很大的改善。
我校现保管有党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、设备、财会、人事类档案，其中1993年以前设备类档案归设备科保管。
三、档案馆基本情况简介
档案馆成立于2000年11月，由党办、校办下属的综合档案室，组织部下属的干部档案室，人事处管理的工人档案合并而成。档案馆属处级建制，由一名副校长分管档案工作。档案馆设馆长一名，全面负责档案馆工作。专职档案员5人，全部具有大专以上学历，1人为档案专业毕业生，3人具有副高级以上专业技术职称。现档案馆馆址设在新图书馆五楼东侧，使用面积500平方米，其中库房面积380平方米，办公区面积120平方米，档案馆现有计算机7台，复印机1台，打印机2台，扫描仪1台、刻录机1台。
档案馆的基本任务是：贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；制定本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管全校各类档案及其有关资料；开展档案的开放和利用工作；负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面的协作，进行档案信息交流；负责对全校档案工作人员的业务培训；开展档案宣传工作和利用者教育活动；开展档案学术研究和交流活动。
档案馆保管党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、设备、财会、设备、人事十大类23750卷档案。现馆内按管理领域分综合档案管理和人事档案管理两大部分。综合档案管理包括1993年以前文书档案和科技档案、1994年以后党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、设备、财会类档案及照片档案。人事档案管理包括干部、工人及死亡档案5233卷。
档案馆正在充实和完善档案管理数据库，使档案智能管理系统得到有效利用，档案馆每年提供档案借阅服务2000余人次、3000余卷次，提供档案复制证明件1200余件次。
在完成馆内日常工作的同时，馆领导还大力支持档案人员利用每周半天时间进行档案业务学习，撰写档案学术论文，全馆人员分期分批参加上级档案部门举办的业务班培训学习，档案管理业务水平有了很大的提高，几年来撰写论文30余篇，其中有多篇论文在省档案学会和国家及省高校档案学会获奖，2007年承担省档案局科研课题一项。
在校领导的关心和大力支持下，在各部门及专兼职档案人员的共同努力下，学校档案工作取得了一定的成绩。2000年、2007年被校工会授予“巾帼文明岗”先进集体称号，2002年、2006年被省档案局评为档案工作先进集体，并有2人先后多次被黑龙江省档案局、省教育厅评为档案工作先进个人。
第二章 馆藏档案简介
档案馆藏的数量和质量直接影响档案馆的规模和档案工作的质量。哈医大档案馆馆藏内容十分丰富，系统准确地反映了学校工作情况。
哈医大建国初期一直属军队编制的医学院校，现在实行党委领导下的校长负责制，每年形成大量的党群类档案。馆藏党群类档案有历届党委会、党委常委会记录、党委工作报告、历届党代会、团代会材料、党委工作计划及总结、干部任免、工作调转、党员名册、纪律检查处分材料等。档案馆现存党群类档案1525卷。
哈医大是全省最大的医学院校，又是黑龙江省政府支持的“211工程”建设学校，每年形成大量的行政类档案。馆藏行政类档案有校长办公会记录纪要、学校行政工作计划及总结，校庆材料、机构设置、人员调动、转干、毕业生分配、启用印章等材料，其中最珍贵的是1955年郭沫若为哈医大题写的校牌匾题词，江泽民、李鹏、乔石等国家领导人为哈医大70周年校庆的题词等。档案馆现存行政类档案1784卷。
教学工作是学校的中心工作，在其活动过程中形成的教学档案是学校档案的主体。我校每年形成教学类档案300多卷，是各类档案中每年形成数量最多、馆藏量最大的档案。教学档案是衡量学校办学规模、教学水平及质量的重要标志，也是全校档案的核心和重点。馆藏教学类档案有1993年以前文书档案中的教学管理性文件，哈医大前身中国医大第二分校毕业生名册，历年、历届毕业生学籍档案及教学计划、研究生毕业论文及毕业材料集、教材、试题等档案。档案馆现存教学档案9501卷。
科研工作是学校的中心工作之一。科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一种重要的信息资源，是学校档案的重要组成部分。馆藏科研类档案有科研管理文件、科研项目、博士后研究工作报告等。档案馆现存科研档案1657卷。
五、基建类档案（JJ）
与学校的教学、科研、生产、生活相适应，学校每年都有一大批基建工程竣工，形成大量的基建档案。馆藏基建类档案有建校以来的工程档案463卷。
六、出版类档案（CB）
出版工作是学校的重要工作，我校现有《哈医大学报》、《国外医学—免疫学分册》、《国外医学—遗传学分册》、《中国地方病学》、《哈医大报》等报刊，每年归档出版类档案25卷。馆藏出版类档案有1956年开始出版的《哈医大学报》打印本、草稿，从1978年开始出版的《国外医学—遗传学分册》及《国外医学—免疫学分册》的打印本、草稿，1982年开始出版《中国地方病学》杂志打印本，还存有《哈医大科学研究10年成就汇编》（1959年版、1963年版）等。档案馆现存出版档案890卷，1994年以后的出版档案只存打印本。
七、仪器设备类档案（SB）
仪器设备档案工作是学校搞好教学、科研等各项管理工作的重要基础工作之一。我校现有的仪器设备大多用于教学与科研，其中10万元以上的实验设备档案由档案馆统一保存。档案馆现存有设备档案167卷（件），1993年以前仪器设备档案归设备科分室保存。
八、外事类档案（WS）
外事工作是学校的重要工作之一。随着我国对外开放政策的深入，我校国际交流日益增多，出国考察、讲学、合作研究项目也越来越多，每年立外事档案10余卷。因历史原因，1993年以前外事档案保存在文书档案的长期卷中，1994年至今的外事档案存有190卷。
九、财会类档案（CK）
财会档案是学校财务工作的重要凭证。财会档案按照规定由财务处保存2年后归档案馆保管。馆藏财会档案有建校以来的决算、职工工资名册、长期保存的银行帐、现金帐及短期保存的1986-1998年的会计凭单、帐本、助学金清册，1994年以后的移交目录、销毁清册、财务管理文件等，档案馆现存有财会类档案2340卷。
十、人事类档案（RS）
哈医大教职工人员不仅多，而且工种复杂、人员分散，有教学科研人员，医疗技术人员、工程技术人员、教辅人员、管理人员和工人、离退休人员、死亡人员等档案。为便于对各类人员档案的管理，档案馆保存了全校教职工（含死亡人员）的个人档案。在人事档案中，有各种履历表、简历表、人员登记表，各种政审及考核材料、各种学籍、学历、进修、培训和专业技术职务聘任材料、入中国共产党、入各民主党派及参加工作、各种表彰奖励、处分材料及其它与职工个人有关的材料。档案馆现存有人事档案5233卷。
第三章 利用档案指南
档案馆收集、保管档案的目的是为了更好的利用。为了使利用者更快、更好、更方便地利用档案，充分发挥档案的作用，有必要使广大读者了解档案的编目规划和查找方法。
一、档案馆为利用者提供的条件
（一）为了方便利用者检索档案，档案馆建立了各类档案的案卷目录，博士生导师汇总表，出国人员汇总表及基建档案一览表等编研资料及检索工具供利用者检索。
（二）继续积累教学类、科研类、基建类、设备类数据库的同时，加强了党群、行政、外事类档案的文件级条目著录工作，截止到目前目录数据库信息已达到24648条，利用者可从责任者、题名、副题名、文号、编制单位，形成时间等多种途径进行检索。
二、档案馆为利用者提供的服务项目
高校档案馆的利用者比校固定，其利用者大部分是全校教职工、在校生、毕业生。为利用者提供的服务项目有：
（一）借阅服务：借阅服务是档案馆的主要服务内容，是档案馆工作的前哨。借阅服务包括借出服务与阅览服务。
1、借出：利用者出示证件，限定借阅期限，有些重要档案需交押金方可借出。
2、阅览：利用者若只在馆内阅览时，填写阅览登记表，在指定的地方阅览。
（二）复制件证明服务：教学评估、出国留学、购房、补办学历证书、出国办理学习成绩证明、出国亲属关系证明等都需要档案部门出具档案复制件，并在复制件上盖公章。
（三）咨询服务：有疑难问题咨询，学历确认咨询。接受咨询方式有书信咨询、电话咨询、传真咨询、口头咨询等。每年约接待50余人次。
（四）复制服务：档案阅览服务中，利用者特别需要参考，但不便于借出时，可提供复制服务。复制服务多与阅览服务并存，每年约有1200件次。
（五）编制参考资料服务：针对利用者需求，为补充检索工具的不足，根据档案内容专题性，编制了一些参考资料，其中有外事出国人员汇总表、哈医大正副高职人员名册、机构设置、博士点及导师情况一览表、历年博士后科研人员研究情况及进出站汇总等编研资料，方便了利用者，收到了很好的效果。
三、档案的查找方法
因历史原因，学校各类档案的编目状态存在着很大的差别，查找方法也不尽相同。下面分别予以介绍：
1、1993年以前科技档案的查找方法
根据1982年教育部下发的《高等学校科学技术档案工作办法》，科技档案室制定了《哈医大科技档案管理暂行工作细则》，全面管理科技档案业务材料。科技档案包括科研档案、教学档案、基建档案、出版档案及教师业务档案。
科技档案的档号用九位阿拉伯数字字符标识。
模式如下：
类别代号分一级类别和二级类别代号，是将档案材料按内容进行分类赋予的代号，祥见表5；年代代号即档案自然形成年代的后两位数字；来源代号为档案形成单位的代号，具体见表4；案卷号即01-99的流水号。（每一来源代号下的案卷号都从01开始）。
了解了科技档案的分类编号方法，可以很容易从档案检索卡片或其它检索工具中查到所需材料，例如要检索二院1992年毕业生***的研究生学位论文摘要，就在一级类别-教学类代号“1”、二级类别-研究生毕业论文代号“06”、年代-1992年“92”、来源-附属二院代号“02”中查询，可检索出档号为106920207，以达到查询目的。
2、1993年以前文书档案的查找方法
1946-1993年文书档案包括党群、行政、外事、教学、科研、基建、出版、设备类管理性文件。文书档案的分类是根据文件材料的重要程度按保管期限分为永久、长期、短期，最后编制案卷号。知道了档案的分类方法和文件的保管期限，就很容易检查到所需材料。此阶段文书档案的查找方法可分为1986年以前档案和1987年以后档案两部分。
（1）、1986年以前文书档案查找方法（1946-1986年）
此阶段文书档案的编号方法是先按文件材料的重要程度及保管期限分为永久、长期、短期三部分，按文件材料形成的每一保管期限编一个大流水号，年内排序是党群卷在前，行政卷在后，案卷号模式为：保管期限—自然年代后两位数—大流水案卷号（1-****）
例如：要查1981年机构设置的文件，其保管期限属永久，就查1948-1986年案卷目录（永久）、就能检索到其档号为永久—（81）—940卷，以达到查询目的。
此期间排架是按保管期限—年度纵向排列。
（2）1987年至1993年以前文书档案的查找方法
在编制档号和提供利用过程中，发现原先采用的文书档案大流水编制档号法，存在有机联系的文件材料因保管期限原因分散排架并且不能中途插卷等缺点。1987年以后改变了分保管期限编大流水号的案卷号模式，采取了尊重年内形成的文件材料之间联系的年度-保管期限-案卷号的案卷号模式，保管期限内排序是党群卷在前，行政卷在后。例如要检索1988年职称晋升文件，因其保管期限属永久，就查1988年案卷目录永久部分，能快速地查到其案卷号为1988-永久-35卷，以达到查询目的。
此期间排架是按年度-保管期限横向排列。
（二）一九九四年以后档案的查找方法
1994年1月国家教委颁布了《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》，要求实施执行。哈医大根据此《分类法》和《规范》，1995年编制了《哈医大档案实体分类大纲和分类编号方法》，并按要求把1994年以来的档案按实体分类法进行分类，整理、编目、排架、提供利用。由于我校规模大，档案类别复杂，年内归档时间和保管期限不一，为了用档号把档案类别标识清楚，我们把全校十大类档案进行二级分类，基于教学档案的特殊性，特编制了教学档案三级类目标识。
档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号-分类号-案卷号之间用连接符“-”连结。例如1995年研究生教育的档案，可标为：1995-JX1312-***。
年度号是档案形成的自然年度，由四位阿拉伯数字组成。分类号由一级类目代号、二级类目代号、三级类目代号组成。表7列出了各类档案的类目和代号。一级类目代号采用类目名称汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“XINGZHENG（行政）”的简称代号。二级类目的标识，采用双位制，如综合“11”，其余二级类目依次层累为12、13、14、……99，10、20……等带“0”的数字不用。三级类目的标识方法、符号和二级类目相同。
2008年4月 |
