档案馆

 档案馆教学类档案利用指南：

1、 教学类档案包含学生录取材料、学籍材料、成绩材料、答辩材料等教育教学相关档案材料。

2、 教学类档案内包含具有隐私性质的个人信息，未经相关责任人许可，档案禁止公开。教学类档案的利用方式为“依申请提供”，教学类档案的申请方式有：

（1） 办事大厅：登录哈尔滨医科大学主页（www.hrbmu.edu.cn)，点选“智慧校园”-“网上办事大厅”，选择页面中“访客”选项卡，点击“教学类查档申请表”，直接申请。注：需要上传有效身份证明等电子证明材料。

（2） 网络申请：将查档申请表及有效身份证明电子版（拍照扫描均可）发送至dag_han@hrbmu.edu.cn (邮件主题为“XXX-查档申请表”)。然后电话联系档案员办理。注：通过邮箱发送的查档申请表电子文件大小限制在500KB以下。

（3） 现场申请：请至图书馆五楼档案馆查档自助申请区参考本说明和样本填写“查档申请表”，留下回执后，投至申请箱内。视力或书写有障碍的人士，请联系工作人员代为填写。

3、 申请人应自行填写查档相关信息并承诺所填写申请事项的真实性，因信息不清楚不真实无法查询的将拒绝办理，涉嫌伪造变造证件的将移送公安司法机关。

4、 提交申请后由档案工作人员受理。网络申请的，以工作人员回复确认邮件的日期为受理日期。现场申请的，以投入申请箱的日期为受理日期。

5、 查档申请受理后，不符合办理条件或无相关档案的将驳回申请。需要补充或核验信息的，工作人员将电话联系申请人。符合办理条件的，工作人员将将按照申请顺序进行查档。请勿必保持联络手机畅通，以备工作人员通知。

6、 如无特殊通知，申请将在受理后4个工作日内（不含申请日）办结。

7、 现场领取：

7.1 教学类档案室每工作日上午8：30-10：00办理领取档案材料事宜，请尽量于此时间段领取，其它时间段前来需提前与工作人员电话确认。

7.2领取档案应携带有效身份证明，限于以下几类（任一即可）：

（1） 公安、检察院、法院为办案需提供相应的文书（如立案批准书）

（2） 查档申请人身份证（军官证、护照、港澳通行证）原件

（3） 查档申请人毕业证（学位证）原件

（4） 查档申请人出具的有效“授权委托书”（可参考附件样本）和被委托人有效身份证明

（5） 单位介绍信和关系证明（证明查档申请人与单位关系）

8、 申请邮寄：对于有邮寄需求的利用者，档案馆可以提供邮寄服务。邮寄一般使用顺丰到付方式，请利用者于申请时提交上述“有效身份证明”和邮寄地址。对于符合邮寄条件的申请将在办结后交邮。

9、 加盖档案证明章的档案复制件有原件同样效力，请妥善保管和使用。学校及档案馆、档案工作人员不承担任何信息泄漏等责任。

10、 如有任何疑问，欢迎致电教学档案室(韩老师)：（0451）86692391